W ciągu zaledwie kilku lat rynek najmu w Polsce przeszedł transformację, na którą w „normalnych” warunkach potrzebne byłyby całe dekady. Wzrost kosztów życia, zmiany stóp procentowych, napływ obcokrajowców, dojrzewanie sektora PRS, cyfryzacja – to wszystko sprawiło, że najem przestał być prostą relacją „mieszkanie + umowa”, a coraz częściej staje się pełnoprawną usługą typu living-as-a-service.
Poniżej pokazujemy, co się realnie zmieniło, gdzie jesteśmy na tle Europy Zachodniej, jaką przewagę daje profesjonalne zarządzanie i dlaczego prywatni właściciele konkurują dziś nie tylko między sobą, ale też z sektorem PRS.
1. Co się wydarzyło na rynku najmu w Polsce w ostatnich latach?
Kilka kluczowych procesów ułożyło rynek na nowo:
Silne wzrosty czynszów 2021–2023
Rosnąca inflacja, wysokie stopy procentowe i droższy kredyt wypchnęły część popytu z rynku zakupu na rynek najmu.
Dodatkowy, gwałtowny impuls przyniósł 2022 r. i napływ uchodźców z Ukrainy do dużych miast.
Efekt: historycznie wysokie stawki w największych ośrodkach i szybkie „wymiecenie” ofert.
Stabilizacja i selektywne korekty w 2024–2025
Dane NBP za 2024 r. i początek 2025 r. wskazują na stabilizację stawek najmu w dużych miastach: lekkie wzrosty w części aglomeracji, symboliczne spadki lub poziomy boczne w innych, przy utrzymaniu atrakcyjnych stóp zwrotu ok. 5–5,5% w największych miastach.
Jednocześnie rośnie liczba mieszkań na wynajem jako takich – szacuje się, że już ponad 10% zasobu mieszkaniowego jest realnie wykorzystywane na cele najmu, z wyraźnym wzrostem względem 2020 r.Profesjonalizacja i nowe oczekiwania najemców
Najemcy porównują oferty jak subskrypcje usług: oczekują przewidywalności, bezpieczeństwa, obsługi jak w hotelu, wygodnych procesów online.
Dla wielu młodych osób najem to świadomy wybór elastyczności, nie „zło konieczne przed kredytem”.
Rozwój najmu instytucjonalnego (PRS)
Koniec 2024 r.: ponad 22 tys. lokali w ramach projektów PRS w Polsce, z prognozą wzrostu do 35 tys.+ w najbliższych latach.
Wciąż ułamek całego rynku (ok. 0,1% zasobu mieszkaniowego), ale dynamika jest bardzo wysoka.
PRS wprowadza na nasz rynek standard: pełna obsługa, jednolite procesy, silne marki, nowoczesne budynki.
Wniosek: rynek staje się bardziej konkurencyjny i wymagający. Samo „mam mieszkanie w dobrej lokalizacji” już nie wystarcza, by:
utrzymać pełne obłożenie,
przyciągnąć solidnych najemców,
zbudować stabilny, pasywny dochód.
Tu zaczyna się rola najmu jako usługi.
2. Najem jako usługa: mieszkanie to dopiero początek
Coraz wyraźniej widać przesunięcie z modelu:
„Właściciel + ogłoszenie + umowa + klucze”
do modelu:
„Kompletna usługa mieszkaniowa” – gdzie lokal jest jednym z elementów szerszego pakietu.
Co to oznacza w praktyce?
Kluczowe elementy nowoczesnej usługi najmu
Poniższe komponenty tworzą dziś przewagę konkurencyjną – i są standardem w sektorze PRS, a dzięki profesjonalnym firmom zarządzającym mogą być także standardem dla prywatnych właścicieli:
Profesjonalna komercjalizacja i strategia cenowa
Analiza rynku, sezonowości, mikro-lokalizacji.
Dynamiczne dopasowywanie stawek do popytu, zamiast „intuicyjnego” ustalania czynszu.
Optymalizacja czasu pustostanu vs. wysokość czynszu, aby maksymalizować roczny dochód netto, a nie tylko „ładną kwotę w ogłoszeniu”.
Weryfikacja najemców i bezpieczeństwo
Sprawdzenie historii płatniczej, zatrudnienia, referencji.
Standaryzowane procedury KYC (know your customer).
Minimalizacja ryzyka zaległości, dewastacji lokalu, sporów prawnych.
Standaryzowane umowy i pełna obsługa prawna
Umowy zgodne z aktualnymi przepisami, dopracowane pod kątem ochrony właściciela i poprawnych obowiązków stron.
Protokoły zdawczo-odbiorcze, dokumentacja zdjęciowa, poprawne rozliczenia kaucji.
Reprezentowanie właściciela w sporach, mediacjach, sądzie (jeśli konieczne).
Obsługa płatności i rozliczeń
Monitorowanie wpływów czynszu i opłat.
Automatyczne przypomnienia, miękka windykacja, jasne raporty.
Zestawienia miesięczne i roczne pod księgowość i rozliczenia podatkowe.
Serwis techniczny i utrzymanie standardu
Przyjmowanie zgłoszeń usterek.
Koordynacja ekip, przeglądów, napraw, sprzątania.
Planowanie drobnych modernizacji zwiększających atrakcyjność i stawkę najmu.
Dla właściciela – pełna opieka nad stanem technicznym; dla najemcy – szybka reakcja i komfort.
Cyfrowe doświadczenie (dla właściciela i najemcy)
Panel właściciela: dochody, koszty, wskaźniki obłożenia, dokumenty w jednym miejscu.
Panel najemcy: zgłoszenia online, e-płatności, e-umowy, kontakt 24/7.
Transparentność i przewidywalność – cechy, których oczekuje współczesny klient.
Doradztwo inwestycyjne
Wybór mieszkania pod najem (układ, piętro, standard, miejsce parkingowe).
Prognoza przychodów i kosztów.
Optymalizacja portfela przy większej liczbie lokali (yield, ryzyko, struktura finansowania).
Dla właściciela współpraca z firmą zarządzającą oznacza:
stabilniejsze i bardziej przewidywalne wpływy,
mniejszą liczbę problemów operacyjnych,
podniesienie wartości samej nieruchomości (lepszy stan, historia najmu, dokumentacja),
możliwość konkurowania standardem z projektami PRS – bez konieczności bycia „dużym graczem”.
3. Jak robią to na Zachodzie? Kilka analogii
Polska dopiero nadrabia dystans do rynków, gdzie profesjonalne zarządzanie najmem i instytucjonalny PRS są normą:
Niemcy
Duży udział najmu w strukturze mieszkaniowej.
Obecność podmiotów zarządzających setkami tysięcy lokali (np. duże spółki mieszkaniowe).
Najem kojarzy się z bezpieczeństwem, przewidywalnością, długim horyzontem.
Wielka Brytania – Build to Rent (BTR)
Szybko rosnący sektor BTR, który oferuje całe budynki tylko na wynajem, z recepcją, siłownią, coworkiem, eventami dla mieszkańców.
Silna profesjonalizacja zarządzania i standaryzacja usług.
Holandia, kraje nordyckie
Duża część zasobu jest obsługiwana przez wyspecjalizowane firmy i fundusze.
Mieszkanie to „produkt z serwisem”: liczą się procesy, jakość kontaktu, ESG, energooszczędność, zarządzanie wspólnotą.
Wspólny mianownik?
Najem to usługa, nie tylko adres.
Wartość tworzy pakiet: standard lokalu + doświadczenie + obsługa + marka operatora.
Polska coraz szybciej podąża w tym kierunku. Dla prywatnych właścicieli to zarówno wyzwanie, jak i szansa – pod warunkiem, że nie próbują już konkurować „po godzinach”, lecz korzystają z profesjonalnego zarządzania.
4. PRS jako konkurencja dla prywatnych właścicieli – jak wygrać tę rywalizację?
Sektor PRS zmienia układ sił na rynku:
oferuje spójny standard (wyposażenie, części wspólne, usługi),
ma silny brand i profesjonalny marketing,
zapewnia obsługę 24/7, aplikacje, elastyczne produkty (najem z umeblowaniem, dopasowane pakiety opłat),
przyciąga klientów korporacyjnych, ekspatów, segment premium i „wymagających normalnych” najemców.
Choć PRS to wciąż niewielki procent rynku, dla najlepiej płacących i najbardziej zdyscyplinowanych najemców jest naturalną alternatywą wobec tradycyjnych ofert prywatnych. CRIDO+1
Co to oznacza dla właściciela mieszkania?
Bez wsparcia:
pojedyncze mieszkanie przegrywa standardem obsługi,
trudniej o długoterminowego, zweryfikowanego najemcę,
rośnie ryzyko pustostanów i presji na obniżkę czynszu.
Z profesjonalną firmą zarządzającą właściciel może:
Podnieść standard oferty do poziomu „quasi-PRS”
spójny, funkcjonalny wystrój,
jasne zasady,
pełna obsługa i szybki kontakt dla najemcy.
Budować przewagę lokalizacją i elastycznością
PRS skupia się w wybranych punktach i segmentach; profesjonalnie zarządzane mieszkania prywatne mogą uzupełniać tę ofertę tam, gdzie PRS jeszcze nie dotarł – ale z podobnie wysokim standardem organizacji.
Zachować pełną własność i kontrolę nad aktywem
Firma zarządza operacyjnie, właściciel zachowuje strategię (sprzedać, refinansować, rozbudować portfel) na lepszych warunkach dzięki udokumentowanej historii najmu.
5. Dlaczego współpraca z firmą zarządzającą staje się strategicznym wyborem (a nie kosztem)?
Podsumujmy to z perspektywy prywatnego właściciela:
1. Wyższy dochód netto, nie tylko wyższy czynsz brutto
Profesjonalny operator ogranicza okresy pustostanu, pilnuje terminowości płatności i minimalizuje chaos organizacyjny.
Dzięki lepszemu pozycjonowaniu nieruchomości i obsłudze najemców realnie rośnie przychód w skali roku, nawet po uwzględnieniu wynagrodzenia za zarządzanie.
2. Mniej ryzyka i mniej stresu
Mniej „telefonów o 22:00”.
Mniej błędów w umowach.
Mniejsze ryzyko trafienia na problematycznego najemcę.
3. Konkurencyjność wobec PRS
Prywatny właściciel zyskuje narzędzia i procesy, którymi dotąd dysponowały głównie fundusze i duzi gracze.
Najemca widzi ofertę, która jakościowo nie odbiega od budynku PRS – a często wygrywa bardziej kameralnym charakterem lub lepszą lokalizacją.
4. Skalowalność
Posiadasz lub planujesz kilka–kilkanaście mieszkań? Bez profesjonalnego zarządzania łatwo zamienić się w „etatowego zarządcę”.
Z firmą zarządzającą możesz budować portfel jak inwestor, nie jak jednoosobowa administracja.
6. W którą stronę to wszystko zmierza?
W perspektywie najbliższych lat można z dużą dozą pewności założyć:
dalszą profesjonalizację rynku,
rozwój PRS i innych formatów (co-living, akademiki prywatne),
rosnące oczekiwania najemców co do jakości obsługi,
coraz większe znaczenie danych, raportowania, ESG i transparentności.
W takim otoczeniu właściciel mieszkania, który traktuje najem jak nowoczesną usługę i współpracuje z profesjonalną firmą zarządzającą, będzie po właściwej stronie zmian. Ci, którzy pozostaną przy modelu „byle jak, byle wynająć”, będą coraz częściej konkurować wyłącznie ceną.